Hiányzó adatok megismétlése: Kimutatás / Pivot tábla, képlet, manuális megoldás

A mai bejegyzés is egy kedves kollégám kérdése alapján születik. Sokszor előfordul, hogy egy oszlopban az üres cellákat a felette levő adattal kell kitölteni. Ezt a témát fogjuk most körüljárni. Először megnézzük, hol fordul elő gyakran ez a probléma, aztán mutatok képletes és manuális megoldást is.

Kimutatás / Pivot tábla klasszikus megjelenítésben

Nos, a kép önmagáért beszél: a bal oldalon minden hónap megnevezés csak egyszer szerepel, a jobb oldalon meg van ismételve minden sorban. Azok a szerencsés olvasók, akik 2010-es Excelt használnak, nagyon egyszerűen beállíthatják az ismétlődést a kimutatásban:

Kimutatáseszközök menü / Tervezés fül / Kimutatás elrendezése: itt lehet kiválasztani Az összes elemcímke megismétlése opciót.

Angol Excelben:

Pivottable tools / Design / Report layout: Repeat All Item Labels

Sajnos régebbi Excel verziókban nem áll rendelkezésre ez a beállítás. Ilyenkor csak a kimutatás mellett, külön oszlopban, képlettel tudjuk megismételni a címkéket.

Megoldás képlettel

Nem lesz nehéz, mindössze egy egyszerű HA (IF) formulára lesz szükség:

Tehát, ha nincs érték a B oszlop cellájában, akkor használjuk az adott oszlop (F) eggyel feljebb levő celláját. Így néz ki a képlet:

=HA(B4=””; F3; B4)

=IF(B4=””, F3, B4)

Manuális megoldás

Ezzel a megoldással az eredeti adat oszlopot tudod kitölteni elemekkel. Kimutatáson persze nem használható, hiszen abba nem írhatunk bele, de egyéb listákon hasznos lehet ez a módszer is. Lássuk lépésről lépésre:

1. Jelöld ki a tartományt, amiben a kitöltést szeretnéd megcsinálni. Ahhoz, hogy az utolsó adatot is biztosan jól kezelje a módszer, a lista végére tegyél egy x-et.
2. A Ctrl+G billentyűparanccsal nyisd meg az Ugrás (Go To) párbeszédablakot.
3. Kattints az Irányított… (Special…) gombra.
4. Válaszd az Üres cellák-at (Blanks) és nyomj OK-t.

Most az eredeti kijelölésen belül már csak az üres cellák vannak kiválasztva. Ezekbe a cellákba fogunk beszúrni egy képletet, ami mindig a felette levő cellára hivatkozik. A trükk csak annyi lesz, hogy ezekbe a kiválasztott cellákba egy lépésben fogjuk beírni a képletet Ctrl+Enter segítségével. Tehát:

5. Miközben csak az üres cellák vannak kijelölve, kattints a szerkesztőlécre (vagy csak nyomd meg az F2-t) és írd be a formulát, ami az aktív cella fölötti cellára mutat. (Ez a cella fehér a kijelölésen belül – ebbe írod a formulát.)
6. A formula „lezárásához” Ctrl+Enter-t nyomj – ez fogja az összes kijelölt cellába másolni a formulát.

Leírni hosszabb, mint megcsinálni! Próbáljátok ki, sokkal egyszerűbb, mint amilyennek tűnik a sok szöveg alapján!

Megjegyzés: Az F2 majd Ctrl+Enter máskor is praktikus lehet: az összes kijelölt cellába beírja a szerkesztőlécen felvitt formulát, adatot.